文件处理是一项细致的、基础性的工作，是实施党的领导，确保党和政府政令畅通和工作正常运转的重要手段。为推进我校文件处理工作的规范化、制度化、科学化，提高文件处理工作的效率和质量，使之更好地为我校各项工作服务，特作如下规定： 　　文件处理总的原则是：准确、及时、安全。 　　一、收文 　　1、文件收发工作由校办公室负责，实行专人管理，文件管理人员要忠于职守，遵守纪律。 　　2、文管人员要认真办理签收手续，一般不托人捎带文件，不带文件去公共场所。其他人员带回文件后应尽快通知文管员取回，或者直接送到文管员处，由其进行登记传阅。 　　3、建立收文登记簿。对各类来文（包括信件、会议发的文件材料），要分类详细登记文件的文号、编号、标题、密级、份数、收文时间、发文时间。 　　4、收文登记要做到细心清点、细心核对、细心登记、细心存放，不要缺页，不要误登、漏登。 　　二、传阅 　　1、认真执行党和国家有关保密规定，严格按规定范围进行传阅，不得将文件内容随意泄露给他人。严防失、泄、窃密事件发生。 　　2、文件传阅一律由文管人员负责。对领导阅批的文件，应根据批办意见和文件规定及时传阅，特急件当日传完，普通件七日内传完。传阅文件要本着先急后缓、先主后次的原则，保证办文质量和效率。 　　3、传阅文件要严格手续，做到送出有登记，收回要核点，文件不横传，不在外“过夜”。 　　4、对领导有批示意见的文件，办文人员要及时催办落实，并将办理结果及时向批办领导汇报，做到事事有回音、件件有落实。 　　5、阅文人员应在办公室或指定的阅文室阅读文件，不准将文件随意带出或乱扔乱放，不准从文件夹中擅自抽走文件或将文件带回家中。暂时没阅办完的夹子也要按时退回机要室保管，第二天再行传阅。 　　6、对绝密文件，必须做到阅后及时入橱上锁，确保万无一失，不准擅自扩大传阅范围。 　　7、传阅文件要做到：勤传、勤收、勤催办，不拖、不压、不误事。传阅办理完毕后，分类保管，并积极提供利用。 　　三、办理 　1、需办理的收文，领导批示后，要严格按照批示意见作为查办件办理。 　　2、凡经领导批示的文件，都要及时检查办理情况，建立催办记录，传阅、办理完毕及时反馈领导。急件办完后，要及时报告。 　　3、领导批示文件的传阅，要有严格登记，文件传出后，要随时掌握其去向，及时催阅，避免漏传、误传。 　　四、保管利用 　　1、要本着“方便工作，有利保密”的原则，合理确定传达范围。 　　2、要根据轻重缓急及时组织有关人员传阅、传达。阅后及时退回文管人员，以免延误时间或遗失。 　　3、文件要存放在铁质橱柜内，并经常进行清点、核对，做到文件和登记相符。 　　4、密级文件必须在办公室阅读，不得随意带出，保管时专柜（密码厨）存放。 　　5、要加强对文管人员的培训。 　　五、归档 　　1、文件归档的基本原则是：要真实反映单位有关活动和主要工作情况，有利查找和利用。 　　2、凡是本单位工作活动中形成和办理完毕且有查考价值的文件、材料、图纸、照片、音像制品等，均属归档范围。 　　3、凡应归档的文件材料应用碳素或蓝黑墨水书写，要求字迹清楚，纸张优良。 　　4、凡属归档范围内的文件材料，必须收集齐全、完整。按照年度－保管期限分类，按件进行整理。 　　5、所有文件归档应在后一年度六月份前完成。 　　六、借阅 　　1、借阅文件要按规定办理借阅手续，做到三有、两不借，有领导批准、有借阅手续、有借阅期限；不符合传达范围的不借，无单位介绍信的不借。 　　2、所借文件一律不准转借他人，归还时要当面注明归还日期。借阅文件一般当日归还，最长不超过两天，到期不还者，由文管人员及时追回。 　　七、复制 　　1、复印文件需由分管领导签批，复印范围为单位工作性文件或经分管领导签批的文件，个人不得擅自复印。 　　2、带有密级的文件不得复印，特殊情况经来文保密部门批准后由机要人员负责复印，并按有关规定加盖本机关复制文件专用章，同时履行文件发放、签字、回收、销毁手续。 　　八、安全保密 　　1、文件存放在机要室，各类文件分类存放，机要文件单独存放在铁质密码橱中。 　　2、文管人员及利用者必须严格遵守保密规定，不得传播文件中的秘密内容。 　　3、密级文件，按规定一般不予复印。复印密级文件，须上级来文部门批准，登记后按密级文件管理。 　　4、文管人员及阅文人不得将密级文件带到办公室以外的地方，特殊情况，必须请示办公室主任同意。 　　5、文管人员要严格执行保密制度，丢失或泄密将给予纪律处分。 　　九、清退销毁 　　1、销毁文件，必须经过严格鉴定，确认失去保存价值的文件方可销毁。 　　2、销毁文件，应认真清理，报请领导批准，未经鉴定和领导批准，不得擅自销毁文件。 　　3、为慎重起见，应销毁的文件可再保存一段时间，再行销毁。 　　4、销毁文件，有两人以上监销，并在销毁清册上签名盖章。 　　5、销毁文件，要送交指定工厂进行监销，严禁出卖或改做他用。 　　6、销毁清册及批准手续，要妥善保管，以备查考核定。 　　7、市委、市政府机要文件按照规定及时清退，不得擅自销毁。 　　十、网上公文 　　1、网上办公有专人负责，并定期按照规定修改上网密码，确保网上公文安全。 　　2、网上公文要及时接收打印，每天不少于四次上网接收公文，并及时向来文机关发送回执。 　　3、所有网上公文视同正式文件管理。 　　4、保证网络畅通，网上办公微机出现故障，要及时向其他单位通报情况，并尽快维修。 　　5、用于网上办公的微机要专人管理，不得用于其他事务，严禁与因特网连接。 2004年11月29日　修订