为规范文件传阅程序，发挥文件的指导功能，提高文件运行效率，消除文件管理工作中的隐患，使收文传阅迅速、准确、有序，特制定本制度：

一、学校所有文件均有专人负责收发、登记、传阅、保管。责任人对每天所有来文均应认真清点、签收，做好登记与分类工作，并随附“文件传阅单”，及时送呈校领导批阅。如遇有急办函件，必须及时转送到相关分管领导和职能部门，不能积压和延误，并应随时检查、催办。

二、严格控制文件传阅范围。文件传阅的范围要合理，要宽严适度，对于内容涉密的收文，其传阅范围更应严格掌握。如果收文上标有阅读范围，就按规定的范围组织传阅，不允许随意扩大阅读范围。

三、严格传阅顺序。收文传阅一般要按照办公室主任、主要领导、其他领导的顺序传阅，处理好先阅和急用先阅的问题。对于办件，其传阅顺序为：主要领导→分管领导→其他领导，坚持正确的传阅方式。对于一般性的收文主要由校级领导审阅，酌情处理。对于特急件或绝密件，则采取专人传送的方法，防止横传等问题的出现。

四、保证阅文周转速度，防止文件积压。在收文传阅过程中，文书工作人员要“勤送、勤取、勤催”，加快收文传阅速度，防止收文传阅断线。若遇其他事情不能及时下载、领取文件，文书工作人员要与办公室主任及时联系，并作相应安排，以免延误工作。

五、严格登记手续。对于传阅的文件要进行严格登记，掌握文件和内部资料的行踪，以备查询。无论何人、何时、何故借阅本年度文件或资料都必须在借阅簿上登记，借阅时间不得超过5个工作日。借阅密级文件须经办公室主任审批，文件归还后要及时注销。学校办公室文书工作人员要提请领导在阅批后的传阅件上签署姓名、时间以及不要将传阅件从案卷中抽出、留存，杜绝文件失控或下落不明的情况发生。

六、切实做好传阅过程中的保密工作。要认真贯彻执行《保密法》和《保密法实施办法》，履行《东营市一中办公室保密制度》。绝密文件由文书专人递送，密件必须标明密级、严密包装，加盖密封章，并履行登记、签收手续，严禁使用普通邮政递送密件，确保党和国家秘密不泄露。

七、发给各职能部门或个人借阅的文件，5个工作日后应催退回收，不得由部门或个人自行处理。学校办公室每月清理月内文件一次，每年清理年内文件一次。上年文件清理后，需留存的文件经办公室主任审核后交档案室立卷归档；不需留存的文件、资料都要销毁，不得外流；需要销毁的密件要登记造册，经办公室主任审核后由二人监销。

八、所有会议文件必须及时交办公室处理。参加会议人员在会议结束后第一时间先与主要领导汇报会议内容，后将会议文件交学校办公室处理，不得私自留存、扣押文件，延误工作。会议的所有文件办公室均按常规文件进行处理。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　办公室郝向东编稿