市直各部门、单位：
为认真做好2017年度归档文件材料整理工作，确保年度归档文件材料“应收尽收、应归尽归”，全面提升市直部门单位档案工作的科学化管理水平，使档案工作更好地为全市经济建设和社会发展各项工作服务，现对市直部门单位年度归档文件材料整理工作提出如下要求：
一、高度重视，加强对归档工作的组织领导
年度归档文件材料整理工作是档案工作的基础，也是档案工作的首要工作任务。各部门单位要认真贯彻落实东办发〔2015〕29号文件精神，进一步提高对档案工作重要性的认识，充分认识年度归档文件材料整理工作的重要性和必要性，加强对这项工作的组织领导，明确领导和部门单位职责，细化任务目标，切实帮助解决档案工作人员在年度归档文件材料收集、整理过程中遇到的实际问题。档案工作人员要认真负责，积极参加档案业务培训学习，严格按照各种门类、载体文件材料整理规范要求，集中人力、物力和时间，确保按时完成年度归档文件材料整理任务。
有积存归档文件未整理的部门单位要严格按照档案法律法规和有关规章制度的要求，加大工作力度，抽调专人，在做好2017年度归档文件材料整理的同时,完成积存的归档文件的整理。
各部门在做好本机关归档文件材料整理的同时，要切实履行对所属单位的监督指导职能，及时做好对所属单位年度归档文件材料整理工作的督导检查和业务指导，确保全系统各单位归档文件材料整理工作同步完成。
二、加强收集，确保归档文件材料齐全完整
各部门、单位要结合实际工作，认真贯彻执行国家档案局8号、10号令要求，对照本单位修订的《机关文件材料归档范围和保管期限表》，凡是在本单位职能活动中形成的、已办理完毕，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像和电子文件等不同形式和载体的历史记录均应收集归档，任何人不得私自保存、散失和损毁应归档的文件材料，严格按照“应收尽收、应归尽归”原则，确保年度归档文件材料齐全完整。
（一）文书材料除收、发文登记簿登记在册的收发文外，特别要加强以下帐外文件材料的收集：本单位会议记录、会议纪要；财务预、决算；各业务科室形成的相关专业文件材料；会议材料（本单位主办、协办的会议材料，参加外单位会议时带回的会议材料）；工作简报；党员统计、干部统计、工资统计表、本单位主管业务工作统计等报表；人民来信来访材料；领导班子述职述廉报告；举办的重要会议、重大活动及实施的重点项目等形成的文件材料；电子文件及其他有保存价值的材料等。
（二）本单位获得县级以上表彰奖励的证书、奖牌、奖杯、锦旗等及与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物；
（三）本单位形成的行政审批、行政执法案件和在职能活动中形成的专业档案文件材料；
（四）反映本单位领导班子建设、重点项目建设、机关党建及职能活动的照片、会计、科技、声像、电子文件等材料；
（五）反映本单位主要职能和年度工作的其他文件材料。
三、规范整理，提高归档文件材料整理质量
（一）文书档案严格按照国家档案局8号、10号令和国家档案行业标准DA/T22-2015《归档文件整理规则》整理；
（二）科技档案按照国家标准GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》整理；
（三）会计档案按照中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号《会计档案管理办法》整理；
（四）照片档案按照国家标准GB/T11821-2002《照片档案整理规范》整理，数码照片档案按照国家档案行业标准DA/T50-2014《数码照片归档与管理规范》整理，样片要冲洗出纸质照片归档；
（五）电子文件按照国家标准GB/18894-2002《电子文件归档与管理规范》整理，做到电子文件内容与纸质文件一致；
（六）磁性载体档案（录音带、录像带等）按照国家档案行业标准DA/T15-1995《磁性载体档案管理与保护规范》整理；
（七）专业档案按照上级业务主管部门和档案行政管理部门联合制发的专业档案管理办法的要求整理。
四、强化督导、按时完成归档文件材料整理任务
市档案局将认真履行业务指导“五个零”服务承诺，为各部门单位年度归档工作及时提供指导服务。各部门单位要结合自身工作实际，尽早计划、尽早安排，确保6月底前完成2017年度归档文件材料整理任务。年度归档文件材料整理工作将列入年度档案专项考核。各部门、单位归档文件材料整理工作结束后，于7月15前将本年度收发文登记簿(电子扫描件）、归档文件材料归档目录（电子版）报市档案局业务督导科备案审查。对不能按时完成年度归档整理任务的部门、单位，市档案局将根据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》等法律法规，下发限期整改通知书，对有违反档案法律法规行为的单位和个人，将根据情节轻重做出相应处罚。
联系电话：0546-8331239
东营档案业务督导群：QQ331547910
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东营市档案局
2018年3月22日
